Polisi Preifatrwydd

Defnyddio eich Gwybodaeth Bersonol

Pwy ydyn ni

O dan arweiniad Prifysgol Abertawe, mewn partneriaeth â Phrifysgol Bangor, caiff prosiect arweinyddiaeth ION ei gefnogi gan Gronfa Gymdeithasol Ewrop i wella sgiliau a sbarduno cynhyrchiant a throsiant mewn busnesau bach a chanolig (BBaCh) yn ogystal ag mewn cwmnïau mwy.

Mae Prifysgol Abertawe yn sefydliad addysgol sydd wedi’i sefydlu o dan Siarter Frenhinol, ac mae’n elusen gofrestredig â’r rhif elusen 1138342. Mae ei swyddfa weinyddol ym Mharc Singleton, Abertawe SA2 8PP. Mae Prifysgol Abertawe (“Ni”) wedi ymrwymo i ddiogelu a pharchu eich preifatrwydd.

Hunaniaeth a manylion y rheolydd data

Prifysgol Abertawe yw'r Rheolydd Data, ac mae hi wedi ymrwymo i ddiogelu hawliau unigolion yn unol â Deddf Diogelu Data 1998 a’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol newydd.

Mae gan Brifysgol Abertawe Swyddog Diogelu Data, a gellir cysylltu ag ef drwy anfon e-bost i dataprotection@swansea.ac.uk

Mae’r ddogfen hon (ynghyd â’n telerau defnyddio  ac unrhyw ddogfennau eraill y cyfeirir atynt) yn egluro pam rydym yn casglu data personol fel rhan o brosiect Arweinyddiaeth ION, sut rydym yn ei brosesu, a’r camau rydym yn eu cymryd i sicrhau diogelwch y data yn ystod pob cam.

Caiff yr holl ddata a gesglir drwy'r prosiect ei brosesu a'i gadw yn unol â Deddf Diogelu Data 1998 a'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Darllenwch y canlynol yn ofalus er mwyn deall ein barn a’n harferion o ran eich data personol a sut byddwn yn ei drin.

Y wybodaeth bersonol a gasglwn gennych pan fyddwch yn gwneud cais ar gyfer rhaglen arweinyddiaeth ION

Rydym yn casglu'r wybodaeth bersonol ganlynol gennych pan fyddwch yn gwneud cais i gymryd rhan yn rhaglen Arweinyddiaeth ION:

• Enw’r ymgeisydd
• Enw’r busnes
• Swydd
• Rhif ffôn cyswllt a chyfeiriad e-bost
• Cyfeiriad cartref a chyfeiriad busnes
• Dyddiad geni
• Rhif Yswiriant Gwladol
• Dewis iaith a lefelau cymhwysedd yn y Gymraeg
• Cymhwyster addysgol uchaf
• Yr hawl i weithio yn y DU
• Rhyw
• Cartref oedolyn unigol
• Cyfrifoldebau gofal plant / gofal
• Statws cyflogaeth
• Risg o eithrio o ran tai

 Rydym yn casglu'r wybodaeth bersonol sensitif ganlynol hefyd:

• Ethnigrwydd
• Anabledd
• Cyflyrau iechyd
• Nifer y plant dibynnol
• Statws mudwr

Y wybodaeth bersonol a gasglwn amdanoch pan fyddwch yn dod i Raglen Arweinyddiaeth ION

Os cewch eich derbyn ar y rhaglen hyfforddiant, cesglir y wybodaeth bersonol ychwanegol ganlynol:

• Tystiolaeth bod gennych hawl i weithio a byw yn y DU
• Tystiolaeth o gyflogaeth
• Prawf o’ch cyfeiriad cartref
• Prawf o’ch cyfeiriad gwaith
• Prawf o’ch cymwysterau

Os byddwch chi’n mynd ar gwrs preswyl dros nos, cesglir y wybodaeth bersonol ychwanegol ganlynol:

• Enw, cyfeiriad a rhif ffôn eich perthynas agosaf
• Enw a rhif ffôn eich meddyg teulu
• Unrhyw gyflwr meddygol neu alergedd

Fel rhan o ddarparu hyfforddiant Arweinyddiaeth ION, cesglir gwybodaeth ychwanegol am y canlynol:

• ymddygiad;
• cymwyseddau; a
• diddordebau

Gwybodaeth bersonol arall y gallwn ei chasglu amdanoch

Efallai y byddwn yn casglu ac yn prosesu'r wybodaeth bersonol ganlynol amdanoch pan fyddwch yn tanysgrifio i’r gwasanaethau y gallwn eu cynnig o bryd i’w gilydd ar ein gwefan (www.IONleadership.co.uk/cy/), os byddwch chi’n rhoi gwybod am broblem â’n safle, neu os bydd cardiau busnes yn cael eu cyfnewid mewn digwyddiadau neu gyfarfodydd:

• Enw
• Enw a chyfeiriad y busnes
• Cyfeiriad e-bost
• Rhif ffôn

Ar ben hynny, casglwn y wybodaeth ganlynol amdanoch yn awtomatig bob tro byddwch yn ymweld â'n safle:

• gwybodaeth dechnegol, gan gynnwys y cyfeiriad Protocol Rhyngrwyd (IP) a ddefnyddir i gysylltu eich cyfrifiadur â'r Rhyngrwyd, eich gwybodaeth mewngofnodi, y math o borwr sydd gennych, a pha fersiwn ohono, eich gosodiad cylchfa amser, y math o ategyn pori sydd gennych, a pha fersiwn ohono, eich system weithredu a'ch platfform;
• gwybodaeth am eich ymweliad, gan gynnwys ffrwd glicio lawn y Lleolwyr Adnoddau Unffurf i’n safle, drwy ein safle neu oddi ar ein safle (gan gynnwys dyddiad ac amser); cynhyrchion rydych chi wedi edrych arnynt neu chwilio amdanynt; amseroedd ymateb tudalennau, gwallau wrth lwytho i lawr, hyd ymweliadau â thudalennau penodol, gwybodaeth am ryngweithio ar dudalennau (fel sgrolio, clicio a symud y llygoden), a dulliau sydd wedi’u defnyddio i bori oddi ar y dudalen ac unrhyw rif ffôn sydd wedi’i ddefnyddio i ffonio ein rhif gwasanaeth i gwsmeriaid.

Pam ein bod yn casglu gwybodaeth bersonol amdanoch wrth i chi wneud cais ac wrth i ni ddarparu’r gwasanaeth, a sut rydym yn ei defnyddio?

Casglwn y wybodaeth bersonol rydych yn ei rhoi i ni wrth wneud cais ac wrth i ni ddarparu’r hyfforddiant oherwydd y rhesymau canlynol:

• I werthuso a ydych chi’n gymwys ar gyfer rhaglen Arweinyddiaeth ION yn ôl y gofynion cydymffurfio o ran cyllid a phroses gymeradwyo’r rhaglen;
• I ymchwilio, i fonitro ac i werthuso effeithiolrwydd y rhaglen ar fyrddau llywodraethu a rheoli gweithredol, ac fel rhan o werthusiad allanol y rhaglen ar gyfer asesu effeithiolrwydd, darpariaeth, allbynnau ac effeithiau'r rhaglen arnoch chi a’ch menter, yn unol â'r gofynion cyllid;
• I adrodd i Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru (WEFO) Llywodraeth Cymru a'r Comisiwn Ewropeaidd (Cronfa Gymdeithasol Ewrop) at ddibenion archwilio, hawlio a monitro rheoleiddiol;
• I ddarparu’r gefnogaeth a'r hyfforddiant gorau i chi;
• Am resymau iechyd a diogelwch pan fyddwch yn mynd ar gyrsiau preswyl.

Pam ein bod yn casglu gwybodaeth bersonol amdanoch yn awtomatig pan fyddwch yn mynd ar ein gwefan gyntaf?

Rydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch yn y ffyrdd canlynol:

• i weinyddu ein safle ac ar gyfer gwaith mewnol, gan gynnwys datrys problemau;
• i wella ein safle er mwyn sicrhau bod y cynnwys yn cael ei gyflwyno yn y ffordd fwyaf effeithiol i chi ac i’ch cyfrifiadur;
• i’ch galluogi chi i ddefnyddio nodweddion rhyngweithiol ein gwasanaeth, pan fyddwch yn dewis gwneud hynny;
• fel rhan o’n hymdrechion i gadw ein safle yn ddiogel ac yn saff;
• i fesur neu i ddeall effeithiolrwydd yr hysbysebion rydym yn eu cyflwyno i chi ac i bobl eraill, ac i gyflwyno hysbysebion sy’n berthnasol i chi;

Beth yw ein sail gyfreithiol dros brosesu eich data personol?

Mae'n rhaid i ni brosesu’r wybodaeth bersonol a gesglir pan fyddwch yn gwneud cais ac wrth i ni ddarparu rhaglen hyfforddiant Arweinyddiaeth ION, a hynny er mwyn cyflawni contract gyda chi fel testun y data. Mae’n rhaid i’r ymgeiswyr gytuno i’r telerau ac amodau sydd wedi’u nodi yn ein ffurflen gais ar-lein er mwyn parhau â’u cais a chael eu derbyn ar y rhaglen.

Hefyd, mae gofyn i’r Brifysgol brosesu data categori arbennig yn unol â rhwymedigaethau ym maes cyflogaeth a gofynion Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru (WEFO) Llywodraeth Cymru a’r Comisiwn Ewropeaidd (Cronfa Gymdeithasol Ewrop) at ddibenion archwilio, hawlio a monitro rheoleiddiol a ystyrir yn angenrheidiol am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd (Erthyglau 9(2)(b) a (g).

Mewn achosion eraill, caiff data personol ei gasglu a’i brosesu gyda chaniatâd. Ni fydd unrhyw ddata personol sydd ddim yn angenrheidiol ar gyfer cwblhau'r contract yn cael ei gasglu na'i brosesu heb eich caniatâd.

Mae'n bosibl y bydd angen rhywfaint o brosesu at ddibenion buddiannau cyfreithlon y Brifysgol neu drydydd parti, ac eithrio lle bo buddiannau neu ryddid a hawliau sylfaenol testun y data, y mae angen diogelu ei ddata personol, yn ystyriaeth bwysicach na'r buddiannau hyn. Mae Croniclad 47 y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol yn cydnabod y gallai prosesu data personol at ddibenion marchnata uniongyrchol gael ei ystyried fel rhywbeth a gaiff ei wneud ar gyfer asesiad o fuddiannau cyfreithlon. Caiff hyn ei wneud i sicrhau bod eich data personol yn cael ei ddefnyddio'n briodol ac mewn ffyrdd y byddech yn eu disgwyl yn rhesymol ac sy'n cael yr effaith leiaf posibl ar breifatrwydd, neu lle bo cyfiawnhad dilys dros brosesu.

Pwy sy’n cael eich gwybodaeth bersonol?

Bydd y wybodaeth ar gael i staff fydd angen cael gafael arni mewn amgylchiadau cyfyngedig oherwydd y rhesymau a nodir uchod. Mae’r rhain yn cynnwys:

• Staff prosiect Arweinyddiaeth ION a staff gweinyddol eraill o’r Brifysgol;
• Byrddau rheoli a llywodraethu Arweinyddiaeth ION;
• Contractwyr ac ymgynghorwyr allanol sy’n ymwneud yn uniongyrchol â rhaglen Arweinyddiaeth ION;
• Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru a Chronfa Gymdeithasol Ewrop y Comisiwn Ewropeaidd;

Efallai bydd gwybodaeth bersonol sydd wedi’i chasglu wrth i chi ymweld â’n gwefan yn cael ei rhannu â:

• Dadansoddwyr a darparwyr peiriannau chwilio sy'n ein helpu ni i wella ein safle ac i wneud y defnydd gorau ohono.

Dyma amgylchiadau eraill lle gallwn ddatgelu eich gwybodaeth bersonol i drydydd partïon:

• Os oes dyletswydd arnom i ddatgelu neu rannu eich data personol er mwyn cydymffurfio ag unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol, neu er mwyn gorfodi neu weithredu ein telerau defnyddio a chytundebau eraill; neu i warchod hawliau, eiddo neu ddiogelwch arweinyddiaeth ION, ein cwsmeriaid a phobl eraill. Mae hyn yn cynnwys cyfnewid gwybodaeth â sefydliadau a chwmnïau eraill at ddibenion diogelu rhag twyll a lleihau risgiau credyd.

Lle rydym yn cadw eich data personol?

Mae deddfwriaeth Diogelu Data yn datgan bod yn rhaid i ni gadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Mae hyn yn golygu y bydd eich cyfrinachedd yn cael ei barchu, a'n bod yn cymryd pob cam priodol i atal eich data personol rhag cael ei weld neu gael ei ddatgelu heb awdurdod. Dim ond aelodau o staff ac arbenigwyr dan gontract mae angen iddynt weld eich holl wybodaeth neu rannau perthnasol ohoni fydd ag awdurdod i wneud hynny. Bydd gwybodaeth amdanoch ar ffurf electronig yn cael ei diogelu gan gyfrinair a chyfyngiadau diogelwch eraill, a bydd ffeiliau papur yn cael eu cadw mewn ardaloedd addas sydd â mynediad a reolir.

Caiff rhywfaint o wybodaeth ei chasglu drwy arolygon, gan ddefnyddio adnodd ar-lein o’r enw Qualtrics. Mae Qualtrics yn cadw data am gwsmeriaid Ewropeaidd ar ei weinyddion yn yr Unol Daleithiau. I hwyluso cydymffurfiad ei gwsmeriaid â gofynion allforio data personol Ewropeaidd, mae Qualtrics wedi’i ardystio o dan Raglen Diogelu Preifatrwydd yr UE a’r Unol Daleithiau. (Mae polisi preifatrwydd Qualtrics ar gael yn https://www.qualtrics.com/privacy-statement).

Bydd y data a gasglwn yn cael ei gadw yn ystod cyfnod prosiect Arweinyddiaeth ION ac am gyfnod rhesymol ar ôl iddo ddod i ben er mwyn cydymffurfio â gofynion cadw dogfennau ac archwilio rheoleiddiol (a bennir gan WEFO / Cymorth Gwladwriaethol). Caiff y data ei storio tan 2030.

Eich hawliau

Mae gennych hawl i gael gafael ar eich gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu’r ffaith fod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu, i gywiro, i ddileu, i gyfyngu ac i symud eich gwybodaeth bersonol.

Fodd bynnag, dylech gofio bod gwrthwynebu i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol, a ddarparwyd fel rhan o’r cais neu'r broses ddarparu, yn debygol o effeithio ar eich cymhwysedd ar gyfer y rhaglen a'n gallu i ymrwymo i gontract â chi er mwyn darparu gwasanaethau.

Os ydych chi wedi rhoi caniatâd i Arweinyddiaeth ION brosesu eich data, yna mae gennych hawl i dynnu’r caniatâd hwnnw’n ôl hefyd. Fel cel cynadleddwr,bydd y wybodaeth a ddarparwch yn cael el chadw tan 2030 ac ni fydd modd el dileu tan hynny. 

Ewch i wefannau Diogelu Data’r Brifysgol (http://www.swansea.ac.uk/the-university/world-class/vicechancellorsoffice/compliance/dataprotection/) neu hhttps://www.bangor.ac.uk/planning/dataprotection/DPExtra.php.cy gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau.

Dylai unrhyw gais neu wrthwynebiad gael ei gyflwyno yn ysgrifenedig i Swyddog Diogelu Data y Brifysgol:

Prifysgol Abertawe

Mrs Bev Buckley

Swyddog Cydymffurfio y Brifysgol (FOI/DP)

Swyddfa’r Is-Ganghellor

Prifysgol Abertawe

Parc Singleton

Abertawe

SA2 8PP

E-bost: dataprotection@swansea.ac.uk  

Ffôn: 01792 606281

Prifysgol Bangor

Gwenan Hine

Pennaeth Cydymffurfio

Swyddfa Cynllunio & Llywodraethu

Prifysgol Bangor,

Bangor,

Gwynedd,

LL57 2DG

E-bost: gwenan.hine@bangor.ac.uk Ffôn: 01248 382413

Diogelu eich gwybodaeth

Dim ond aelodau o staff ac arbenigwyr dan gontract mae angen iddynt weld eich holl wybodaeth neu rannau perthnasol ohoni fydd ag awdurdod i wneud hynny. Bydd gwybodaeth amdanoch ar ffurf electronig yn cael ei diogelu gan gyfrinair a chyfyngiadau diogelwch eraill, a bydd ffeiliau papur yn cael eu cadw mewn ardaloedd addas sydd â mynediad a reolir.

Cynhelir ein gwefan a’n system ymgeisio ar-lein gan Amity Web Solutions. Mae gweinyddion Amity mewn lleoliad diogel wrth ymyl Pont Llundain, ac maent yn cael eu gwarchod bob amser (ac yn cael eu defnyddio gan lawer o sefydliadau ariannol). Caiff y wefan ei diweddaru’n rheolaidd â chywiriadau diogelwch, ac mae Amity yn tanysgrifio i wasanaeth hacwyr moesol sy’n ceisio mynd heibio i systemau diogelwch y wefan, ac sy’n rhoi gwybod am unrhyw broblemau i ddatblygwr y wefan.

Caiff taliadau eu gwneud ar-lein gan ddefnyddio cerdyn credyd neu ddebyd drwy wasanaeth Sage Pay. Ni chaiff rhifau cardiau eu cadw ac ni all y Brifysgol weld unrhyw rifau cardiau.

Bydd unrhyw wybodaeth y byddwn yn ei chael amdanoch gan drydydd partïon, fel canlyniadau profion ar ymddygiad, cymwyseddau a diddordebau, yn cael eu trin yn yr un modd â data a gasglwyd gennym ni, neu ddata sydd wedi’i ddarparu gennych chi yn uniongyrchol i ni.

Efallai bydd ein safle, o bryd i’w gilydd, yn cynnwys dolenni i wefannau a dolenni oddi ar wefannau ein rhwydweithiau partner, hysbysebwyr a sefydliadau cysylltiedig. Os ydych yn dilyn dolen i unrhyw rai o'r gwefannau hyn, cofiwch fod gan y gwefannau hyn eu polisïau preifatrwydd eu hunain ac nad ydym yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb nac atebolrwydd yng nghyswllt y polisïau hyn. Edrychwch ar y polisïau hyn cyn cyflwyno unrhyw ddata personol i'r gwefannau.

Yn anffodus, nid yw anfon gwybodaeth drwy'r rhyngrwyd yn gwbl ddiogel. Er y byddwn yn gwneud ein gorau i ddiogelu eich data personol, ni allwn sicrhau diogelwch y data sy'n cael ei anfon i'n gwefan a chi sy'n gyfrifol am unrhyw wybodaeth rydych yn ei hanfon. Ar ôl i ni dderbyn eich gwybodaeth, byddwn yn rhoi nodweddion diogelwch a gweithdrefnau caeth ar waith i geisio rhwystro unrhyw un heb hawl i gael mynediad ati.

Sut mae gwneud cwyn?

Os ydych yn anfodlon â’r ffordd cafodd eich data personol ei brosesu, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data y Brifysgol yn gyntaf, drwy ddefnyddio’r manylion cyswllt uchod.

Os ydych chi’n parhau i fod yn anfodlon, yna mae gennych hawl i wneud cais yn uniongyrchol i’r Comisiynydd Gwybodaeth, a fydd yn dod i benderfyniad. Gellir cysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: -

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF.

www.ico.org.uk

Newidiadau i’n polisi preifatrwydd

Byddwn yn postio unrhyw newidiadau y byddwn yn eu gwneud i'n polisi preifatrwydd yn y dyfodol ar y dudalen hon, a, lle bo hynny'n briodol, byddwn yn rhoi gwybod i chi amdanynt drwy e-bost. Cymerwch olwg yn rheolaidd er mwyn gweld a oes unrhyw ddiweddariadau neu newidiadau i’n polisi preifatrwydd.

Caniatâd Marchnata

Drwy gofrestru i fod yn gynadleddwyr ar raglen ION leadership, rydych chi’n rhoi caniatâd i ION leadership gysylltu â chi ynglŷn â threfniadau gweinyddu a gwybodaeth am gyrsiau ION leadership. Bydd hyn hefyd yn cynnwys anfon gwybodaeth atoch chi am gyrsiau, digwyddiadau a gwybodaeth ategol yng nghyswllt ION.

Os ydych yn mynychu digwyddiod ION Leadership yna mae'n bosibl y byddwn yn defynddio lluniau o'r digwyddiad ar y cyfryngau cymdeithasol o'n gwefan. Os ydych yn mynychu un o'n digwyddiadau, a byddai'n well gennych pe boech ddim yn ymddangos mewn unrhyw lun, rhowch wybod oelod o'r tîm yn y digwyddiad. 

https://ionleadership.co.uk/privacy-policy

Bydd ION leadership yn cadw eich gwybodaeth yn unol â’n Polisi Preifatrwydd. Mae modd darllen y polisi drwy glicio’r ddolen isod:

Mae eich gwybodaeth yn cael ei chadw er mwyn i ni allu gohebu â chi, ateb eich ymholiadau a darparu cyfleoedd a chyngor.

Yn unol â deddfwriaeth, byddwn bob amser yn rhoi cyfle i chi optio allan o gael deunydd marchnata electronig perthnasol gan ION leadership yn y dyfodol. Fodd bynnag, fel cynadleddwr, bydd yn dal angen i ni gysylltu â chi ynghylch trefniadau gweinyddu a gweithgareddau cyrsiau.

I stopio derbyn deunyddiau marchnata electronig gan Arweinyddiaeth ION Abertawe cliciwch ion-unsubscribe@swansea.ac.uk

I stopio derbyn deunyddiau marchnata electronig gan Arweinyddiaeth ION Bangor cliciwch unsubscribe-ion@bangor.ac.uk

Tanysgrifwyr nad ydynt yn rhai Corfforaethol (gan gynnwys unig fasnachwyr a Phartneriaethau nad ydynt yn rhai LLP)

Os ydych chi’n unigolyn, yn unig fasnachwr neu'n Bartneriaeth nad yw’n un LLP, mae angen i ni ofyn am eich caniatâd i ddewis cael deunydd marchnata electronig.

Rwy'n cytuno i ION leadership anfon gwybodaeth benodol am gynnyrch a gwasanaethau ION leadership perthnasol ataf i, a fyddai o ddiddordeb i mi.

Ni fydd eich manylion byth yn cael eu rhannu â sefydliadau eraill er mwyn eu galluogi nhw i anfon deunydd marchnata atoch chi.

Sut gallwn ni gysylltu â chi?

Ticiwch y blwch.

POB UN

E-bost

Ffôn                        

Post/Llythyr                                                      

SMS/Testun                            

Bydd ION leadership yn cysylltu â chi eto mewn 5 mlynedd er mwyn adnewyddu a chadarnhau eich caniatâd. Mae’r cyfnod 5 mlynedd yn cynnwys cyfnod 3 blynedd gwreiddiol y rhaglen, yn ogystal â’r estyniad 2 flynedd.